Se requiere un viaje de negocios para resolver problemas urgentes para la empresa del empleador. Por tanto, al enviar a un empleado de viaje, la empresa le reembolsa los gastos, incluido el alojamiento. A menudo, la opción más cómoda para un empleado es un hotel situado cerca del lugar de viaje de negocios.
Al final de la estancia del cliente, el hotel emite documentos de notificación para los viajeros de negocios para confirmar el hecho de su estancia en el hotel en determinados días. En la carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de febrero de 2015 No. 03-07-11/9440 se indica que en el caso de que el hotel no utilice pagos en caja registradora, el huésped está obligado a elaborar un informe estricto. formulario, que se desarrolla de forma independiente. Este formulario puede tener cualquier nombre, por ejemplo, un bono o un cheque de hotel.
Al regresar de un viaje de negocios, deberá presentar al departamento de contabilidad los documentos emitidos por el hotel que confirmen su alojamiento allí. También se requiere un recibo de efectivo para el informe anticipado. Los requisitos básicos para el formulario proporcionado por la empresa hotelera son los siguientes:
- El formulario de informe estricto debe contener necesariamente los siguientes detalles: nombre del documento, número de seis dígitos y serie del documento, nombre completo de la organización que presta los servicios, dirección, NIF de la organización y sello.
- Es necesario que el formulario de informe estricto se produzca mediante un método de impresión o mediante sistemas automatizados. Requisitos del sistema: protección obligatoria contra el acceso no autorizado, identificación y conservación del número y serie del formulario durante al menos 5 años (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359). Los formularios impresos en ordenador sin el uso de sistemas automatizados no serán aceptados por la organización como confirmación.
Muestra de recibo que confirma el alojamiento en el hotel.
El pago del alojamiento en un viaje de negocios en una organización presupuestaria y en una comercial se realiza igualmente sobre la base de una factura de hotel o una factura y un recibo de caja.
Es importante tener en cuenta que si un empleado adscrito proporciona a su organización un documento sobre alojamiento en un hotel que no cumple con los requisitos especificados y la organización tiene en cuenta estos gastos en la declaración de impuestos, el Servicio de Impuestos Federales puede tener reclamaciones. En este caso, la empresa puede defender sus gastos ante los tribunales. Para ello, le recomendamos leer la Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de fecha 1 de noviembre de 2010 en el expediente No. A52-3413/2009.
En una situación en la que una empresa tipo hotel utiliza cajas registradoras, los informes incluyen un cheque y una factura u otra documentación sobre la estancia del empleado en el hotel.
Si no hay cuenta
El pago del alojamiento en un hotel en un viaje de negocios en ausencia de documentos de respaldo se realiza sobre la base de una solicitud a una empresa de tipo hotelero para confirmar el hecho de la residencia del empleado durante el período de tiempo especificado y obtener un certificado.
Tenga en cuenta que en Moscú se permite esta solicitud para confirmar los gastos de un empleado, lo cual se confirma mediante carta del Servicio Federal de Impuestos para Moscú y la Región de Moscú del 26 de agosto de 2014 No. 16-15/084374. El certificado debe contener detalles de los servicios prestados y confirmación del pago. Y la empresa debe tener otra documentación que confirme el viaje de negocios del empleado, por ejemplo, una orden de viaje de negocios, documentos de viaje, etc.
Es posible que las autoridades fiscales no acepten el pago de un hotel en un viaje de negocios basado en un certificado recibido a pedido. Es importante señalar que el inciso 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia permite tener en cuenta la confirmación indirecta de los gastos, por lo que la empresa puede apelar la decisión de las autoridades fiscales.
El Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia 1085 del 9 de octubre de 2015 aprobó nuevas Reglas para la prestación de servicios hoteleros. Esta resolución indica la obligación de emitir un formulario o cheque de informe estricto.
Además, es posible que falten documentos sobre alojamiento en un hotel si una empresa alquila una vivienda para alojar a los empleados durante un viaje de negocios. En este caso, el pago del local lo realiza el propio empleador, por lo que no se proporcionan el pago de los gastos ni los documentos de declaración para vivir en un apartamento a diario.
¿Es posible incluir el desayuno en la factura?
Si los costos del desayuno están incluidos en la factura como una partida separada, no se recomienda incluirlos en los costos de alojamiento. Subcláusula 12, inciso 1, art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia indica que se pueden incluir servicios adicionales en el costo del alojamiento, con excepción del servicio en bares y restaurantes, en la habitación y el uso de instalaciones recreativas y de salud.
Además, la carta del Ministerio de Hacienda de 14 de octubre de 2009 No. 03-04-06-01/263 explica que si el costo de los alimentos se asigna como una partida separada, el empleado recibe ingresos en especie. Según el Ministerio de Finanzas, la compensación por alimentos no se aplica al reembolso de los gastos de manutención y, por lo tanto, puede estar sujeta al impuesto sobre la renta personal y al pago de seguros.
Si el desayuno no está indicado como un elemento separado en la factura del hotel, incluirlo como gasto conlleva riesgos fiscales. Esta situación tiene precedentes judiciales contradictorios, por lo que las autoridades fiscales pueden cobrar el impuesto sobre la renta personal por la cantidad especificada. Las primas de seguro en este caso no se pueden calcular, como lo indican las cartas del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de la Federación de Rusia con fecha de 05.08.2010 No. 2519-19, FSS de la Federación de Rusia con fecha 17.11.2011 No. 14-03- 08/11-13985
Otros servicios hoteleros
Según párrafos. 12 cláusula 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los servicios hoteleros adicionales están sujetos a pago, con excepción de las comidas en bares y restaurantes y el uso de instalaciones recreativas y de salud. El servicio adicional más utilizado es la reserva de habitaciones para empleados. Algunos servicios pueden requerir prueba de viabilidad económica para poder ser reembolsados.
Límites de gasto
La empresa tiene derecho a fijar un límite de gastos para su empleado desplazado. Pero no siempre es posible cumplir con la cantidad especificada, por lo que puede surgir una situación en la que un empleado haya excedido el límite de la cantidad asignada. En este caso, si el empleado excede el límite y proporciona una factura del hotel por el costo total de los gastos, no se le retiene el impuesto sobre la renta personal (párrafo 10, cláusula 3, artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). .
en esta nota con el mayor detalle posible describe el proceso de obtención de documentos de hoteles que confirman el alojamiento, que son necesarios para presentarlos al consulado al solicitar una visa Schengen.
A veces también se les llama la palabra “vale” (aunque esto no es del todo cierto, un bono es un recibo, una garantía). Y el documento para el consulado se llama “confirmación de alojamiento”. Pero puedes llamarlo vale...
Se requiere prueba de residencia para obtener una visa Schengen Todos los días período previsto de estancia en el territorio de los países Schengen.
Sin opciones ni excepciones.
Si hablamos de obtener una visa múltiple, entonces los documentos deben confirmar el alojamiento para cada día de estadía. en el primero viajar con esta visa.
La confirmación de residencia también puede ser una invitación (de amigos, familiares o una organización) y algunos otros documentos, pero aquí analizamos en detalle el proceso de trabajo con el personal de los hoteles (y otras instalaciones) al recibir de ellos documentos que confirman el alojamiento. .
También señalaré de inmediato que no existe una "invitación de un hotel (hotel)".
El hotel no puede emitirle una invitación (pueden hacerlo sus amigos o familiares). Pero el hotel puede confirmar que su alojamiento está proporcionado (pagado).
Este documento recibido del hotel (o varios, dependiendo del plan de viaje), servirá como documento para que el consulado confirme su alojamiento durante el viaje.
Puntos generales al solicitar documentos que confirmen el alojamiento
La obtención de documentos que confirmen la residencia es el momento más problemático (pero también el más interesante) de todo el proceso de preparación de los documentos para la obtención de una visa.
En el proceso tendrás que comunicarte por correo electrónico, Skype y, en ocasiones, por teléfono (pueden llamar desde los países bálticos, a mí me llamaron una vez) con el personal de los hoteles en los que piensas alojarte durante el viaje.
En ocasiones, el personal tendrá que explicar lo que desea de ellos o proporcionar al hotel algunos datos adicionales necesarios para redactar el documento requerido.
Como nota general, diré que no hay necesidad de ser tímido, asustado o preocupado. El personal del hotel siempre está dispuesto a ayudarle e intentará ayudarle en todo lo posible. Al fin y al cabo, el cliente (casi) siempre tiene la razón.
Que surjan problemas y dudas a la hora de obtener estos documentos dependerá en gran medida del hotel que elijas para alojarte durante tu viaje.
trabajando con hoteles en cuestiones relativas a la obtención de documentos que acrediten la residencia - siempre individual.
No hay dos hoteles iguales en este sentido. Qué suerte tienes, cómo llegas allí. Si algo sale mal, simplemente cancela tu reserva en este hotel y busca otro que te entienda o cuyas condiciones te convengan más.
En hoteles grandes o de cadenas, por regla general, No hay problemas con la emisión de documentos que confirmen la residencia. Lo más probable es que su personal ya haya encontrado este problema (es decir, usted no es el primero que necesita un comprobante de residencia para obtener una visa).
Y si el personal no se ha encontrado con este problema, a menudo este punto se detalla en las descripciones de sus puestos y el empleado siempre puede consultarlas para averiguar qué necesita para emitirle dicho documento.
En cambio, con los grandes hoteles es más difícil negociar las condiciones de pago (dando garantías de pago), porque, como dicen en sus instrucciones, así será (el personal no puede violar las instrucciones, no tiene libertad de maniobra) .
En hoteles medianos y pequeños, una solicitud para proporcionar documentos que confirmen su estadía en este hotel para enviarlos al consulado probablemente causará conmoción entre el personal y muchas preguntas adicionales.
Es muy posible que el personal de un hotel pequeño (y a menudo es el propio propietario del hotel y los miembros de su familia) nunca se haya encontrado con una solicitud de este tipo y no tenga idea de lo que estamos hablando. En este caso, tendrán que explicarte detalladamente qué necesitas específicamente de ellos.
Pero con los hoteles pequeños es bueno negociar las condiciones de pago o las garantías de pago. Son más complacientes (por ejemplo, escriben que “el pago está garantizado”), sin exigirte nada y sin ponerte condiciones adicionales. Es valioso.
Cómo y cuándo solicitar un documento acreditativo de tu estancia al hotel
Puedes reservar hoteles para tus vacaciones al menos seis meses antes de tu viaje, o incluso antes (por ejemplo, yo reservo hoteles para mis vacaciones en agosto o noviembre del año anterior).
Es necesario solicitar documentos que confirmen la residencia antes de solicitar una visa. El proceso de recepción de la confirmación lleva de un día a una semana (este es el peor de los casos).
Pero normalmente tarda uno o dos días. Depende de la eficiencia del personal del hotel. Los documentos se solicitan (y reciben) por correo electrónico.
A medida que se acercan sus vacaciones (cuando esté seguro de que sus planes no han cambiado y se irá de vacaciones según lo planeado), antes de presentar los documentos para una visa, comuníquese con el hotel y escríbales a Inglés Solicitud en idioma que le envíen la confirmación de su estancia y pago (garantías de pago) de su habitación de hotel, en papel membretado del hotel.
La dirección de correo electrónico del hotel aparecerá en la confirmación de la reserva de habitación enviada por el sistema de reservas online. O bien, se puede contactar con el hotel directamente a través del sitio web del sistema de reservas. Ambas opciones son equivalentes.
En el membrete, esto significa que allí se indican las “coordenadas” del hotel, es decir, dirección, número de teléfono y otros datos de contacto. Si el hotel no tiene membrete (esto suele ser un problema para los hoteles pequeños), entonces déjales imprimir toda esta información por separado.
La solicitud también indica que esta confirmación es necesaria para presentarla en el consulado y obtener una visa Schengen. (Consulte a continuación una solicitud de muestra).
También pida inmediatamente que el texto de confirmación esté escrito en inglés (preferiblemente) y que indiqueapellidos y nombres todos huéspedes, fechas de reserva e importe del pago por adelantado, o para indicar que el pago de la estancia está garantizado.
Si el hotel se pagó inmediatamente al reservarlo, entonces la situación es aún más sencilla. Solo necesita solicitar a la administración del hotel que le envíe un documento que confirme que pagó su estadía en este hotel (a continuación también se proporciona un texto de solicitud de ejemplo).
Al recibir una solicitud para que un hotel proporcione documentos que confirmen el alojamiento, la respuesta de los hoteles será diferente cada vez (dependiendo del país y del tamaño del hotel).
El personal del hotel, donde tienen una idea de lo que estamos hablando, en respuesta a tal solicitud, verificará inmediatamente (literalmente dentro de una hora) con usted si realmente acepta realizar un pago por adelantado (si no lo ha hecho). realizado previamente), y le facilitará los datos para realizar el pago.
O te pedirán permiso para cancelar el dinero del pago de tu tarjeta (tienen un número de tarjeta, lo indicas al hacer la reserva).
Si es necesario (dependiendo del país y de las instrucciones internas del hotel), el personal solicitará información adicional necesaria para elaborar el documento solicitado.
En los grandes hoteles, por regla general, no hay problemas. Después de realizar el pago, los documentos que confirman su estancia estarán en sus manos en 1-2 horas (al final del día, como máximo) y todo lo que tendrá que hacer es imprimirlos.
Pero en los hoteles pequeños, casas de huéspedes y apartamentos, los propietarios a menudo nunca han oído hablar de ningún requisito (esta es mi opinión personal, basada en la comunicación con el personal de dichos hoteles sobre este tema).
Por lo tanto, una solicitud para proporcionar documentos puede plantearles muchas preguntas. En este caso, deberá explicarles qué (y en qué forma) desea de ellos.
A veces esto es difícil, pero es bastante posible. Al final, están interesados en tu llegada, por eso, intentan encontrarte a mitad de camino.
DE EXPERIENCIA PERSONAL: QUÉ PASA CON LOS PEQUEÑOS HOTELES
En respuesta a mi solicitud de confirmación de residencia, el propietario de un pequeño hotel cerca de Wroclaw, Polonia, simplemente respondió:
“¡Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel"
(“¡Buenas tardes! Confirmo la reserva. Saludos cordiales, Ariel”)
Bueno, esa era su idea de cómo era la prueba de residencia. Tuve que explicarle durante mucho tiempo que su Específicamente, es necesario explicarlo, literalmente con los dedos (ya que ella no hablaba inglés y yo soy débil en polaco).
Terminé escupiendo y lo hice yo mismo para ella la confirmación requerida (que también hice yo especialmente para esta ocasión, como regalo al hotel), y se la envié allí.
Allí la anfitriona lo imprimió, puso el sello del hotel y su firma, lo escaneó y me lo envió de vuelta. Después de eso, juré no quedarme en hoteles pequeños en caso de que necesitara un comprobante de residencia de ellos.
Si no necesita ningún documento de hoteles pequeños, no dude en alojarse en ellos, lo hago yo mismo. Esto es más barato (por regla general) y más agradable.
Pero esto nunca ha sucedido con los grandes hoteles. Solicitan la información necesaria para redactar el documento, solicitan realizar el pago y envían el documento al día siguiente (o el mismo) de procesado el pago.
Pero, repito, este punto es estrictamente individual de un país a otro y de un hotel a otro. Aquí no existe un sistema único y cada caso es único: cómo llegar allí.
Basado en lo anterior, es aconsejable no posponer la solicitud de confirmación de alojamiento en hotel (u hoteles) hasta el último día, y hacerlo una o dos semanas antes del envío previsto de documentos al consulado.
CÓMO DISTINGUIR UN GRAN HOTEL DE UN PEQUEÑO HOTEL
Hay dos criterios: el número total de habitaciones del hotel (esto a menudo se puede consultar en el sitio web del sistema de reservas) y el horario de apertura de la recepción.
Si el check-in del hotel está abierto las 24 horas del día y el número de habitaciones en el hotel es de 50 a 60 o más, entonces no puede esperar problemas para recibir la confirmación de la reserva: este es un hotel grande y su personal es preparado para tales situaciones.
Si el número de habitaciones en un hotel es de 20-30 a 50-60, este es un hotel promedio, tampoco debería haber ningún problema especial para recibir documentos (pero esto "parece que no debería ser así"). ).
Pero si el hotel que elijas tiene solo entre 5 y 15 habitaciones y la recepción está abierta solo durante el día, entonces puedes esperar de todo allí (me refiero a problemas para obtener la confirmación del alojamiento).
Lo mismo se aplica a los apartamentos (apartamentos) y casas de huéspedes. Sus propietarios, por regla general, no tienen idea de qué están hablando cuando les solicitan documentos que confirmen su residencia.
Tendrán que explicarle detalladamente qué quiere obtener de ellos. A veces es más fácil hacer todo usted mismo (como se describe en el ejemplo anterior) y simplemente enviarles el documento para su aprobación.
¿En qué idioma debe realizar una solicitud de documentos que confirmen su residencia?
La solicitud a un hotel de documentos que confirmen su estancia debe realizarse en inglés o en el idioma del país en el que se encuentra el hotel.
En general, si necesita documentos de un hotel, es mejor elegir inmediatamente (incluso en la etapa de planificación del viaje) un hotel cuyo personal hable inglés.
Los idiomas que habla el personal del hotel se pueden consultar en el sitio web del sistema de reservas (los sistemas acreditados proporcionan dicha información, entre otras cosas).
Como hablo inglés más o menos claro, siempre elijo quedarme en hoteles donde el personal también habla inglés (es más fácil vivir allí, al menos tienes a quién preguntar si pasa algo).
En principio, si el hotel es lo suficientemente grande o una cadena hotelera, entonces, por regla general, el personal habla inglés a un nivel aceptable (incluso en "granjas colectivas" como Rumania o Albania).
En hoteles pequeños (en cualquier país), es posible que se encuentre con una situación en la que el personal del hotel sólo hable el idioma de su país. (Este, por cierto, fue el caso de la anfitriona del hotel en Polonia, a quien yo mismo le confirmé el alojamiento).
Por eso, a la hora de elegir un hotel, presta atención a los idiomas que habla el personal del establecimiento. Si es posible, elija hoteles donde se hable inglés (si, por supuesto, habla francés, alemán u otro idioma, en consecuencia, aquellos hoteles donde se hable este idioma). Te resultará más cómodo, sin duda.
¿Cuántas pruebas de residencia se necesitan?
¿Es necesario acreditar el domicilio de cada participante en el viaje o es suficiente con un solo documento?
Desde el hotel basta con llegar uno prueba de residencia. Lo principal es que enumera.Todoparticipantes del próximo viaje (incluidos incluso los niños más pequeños).
un papel es suficiente(un documento) desde cada hotel a lo largo de la ruta de viaje.
Lo principal es que todos los participantes en el viaje estén listados (indicados).
Para cada participante del viaje., además de su apellido y nombre, la confirmación debe indicar (como mínimo) el número de su pasaporte internacional y su ciudadanía, es decir, datos que permiten al consulado identificar de forma única a la persona.
Además, la confirmación debe indicar las fechas de la estadía prevista, datos de pago (o garantías de pago), y debe tener el sello del hotel y la firma del gerente. No se requiere recibo de pago. Si está adjunto, bien. No, no hay problema, funcionará así.
Solicitud al hotel para obtener documentos que confirmen su estancia allí.
Esta sección proporciona un ejemplo de una solicitud a un hotel para recibir documentos que confirmen su estancia allí. Permítanme recordarles que la solicitud debe realizarse en inglés, o en el idioma nacional del país en el que se encuentra el hotel.
En los hoteles del Báltico, puedes intentar escribir en ruso. Es cierto que responden en inglés (no tienen teclado ruso), pero responden.
Contenido de la solicitud de documentos que confirmen el alojamiento.
El texto de la solicitud de documentos que confirmen su estancia que envíe al hotel debe ser aproximadamente el que se indica a continuación (en inglés, un poco más abajo).
Si el hotel está reservado pero no pagado:
"¡Buenas tardes!
Reservé una habitación en su hotel a través del sistema de reservas Booking.com, número de reserva 123456, fechas de estancia del... al... .
Por favor envíeme la confirmación del alojamiento en su hotel, que necesito para obtener una visa Schengen.
En la confirmación, indique los nombres y números de pasaporte de los huéspedes [aquí debe proporcionar una lista de los nombres completos de los participantes del viaje con números de pasaporte internacional], fechas de estadía, así como información sobre el pago de la habitación (pago garantías).
Si es necesario, estoy dispuesto a realizar un pago por adelantado o brindarle garantías de pago. Por favor, emita el documento con el membrete de su hotel.
Saludos cordiales, Nombre.”
Si la habitación del hotel se pagó de inmediato(al hacer la reserva), entonces todo es aún más sencillo. Basta con solicitar a la administración los documentos que acrediten el pago del hotel en tal o cual fecha, y de tal o cual (nombre completo) de los residentes.
Un ejemplo de texto de solicitud sería:
"¡Buenas tardes!
Reservé y pagué una habitación en su hotel a través del sistema de reservas de Booking.com, número de reserva 123456, fechas de estancia del... al... .
Por favor envíame un documento confirmando que pagaste una habitación en tu hotel.(confirmación de alojamiento), que necesito para obtener una visa Schengen.
En la confirmación, indique los nombres y números de pasaporte de los invitados [aquí debe proporcionar una lista de los nombres completos de los participantes del viaje con números de pasaporte internacionales], las fechas de estadía, así como la información de pago del hotel.
Complete el documento con el membrete de su hotel y adjunte un recibo de pago (si es posible).
Saludos cordiales, Nombre.”
Envía esta solicitud a la dirección de correo electrónico del hotel y espera la reacción de sus empleados. Definitivamente le responderán, pero es imposible predecir de antemano qué responderán.
A continuación se proporciona un ejemplo de texto de solicitud en inglés.
Texto de la solicitud de documentos que confirmen el alojamiento en hotel, en inglés.
Si no hablas inglés, entonces apréndelo, simplemente copia el texto de la solicitud de confirmación de alojamiento publicado a continuación y envíalo a los hoteles a lo largo de tu ruta. previamente corrigiendo los datos a tí:
SI EL HOTEL NO HA SIDO PAGADO EN LA RESERVA
La situación aquí es un poco más complicada: necesitaríamos (preferiblemente) persuadir al hotel para que no pague inmediatamente (en caso de que no expidan una visa), sino "presionarlo" para que tome la decisión de "congelar" el fondos en nuestra cuenta, sin llegar a debitarlos.
En este caso, el hotel escribirá “Pago garantizado” en la confirmación, lo que nos convendrá tanto a nosotros como al consulado. Y el cálculo ya estará en el sitio a su llegada.
Los hoteles a veces hacen esto (por alguna razón, a menudo les gusta mucho recibir el pago en efectivo), pero no siempre ni en todos. Sin embargo, puedes intentarlo.
Para entender lo que se discute a continuación, primero lea el texto usando Google Translate (simplemente haga clic en el enlace, la traducción del texto a continuación se abrirá inmediatamente en una nueva ventana). allí puedes arreglarlo de inmediato“para ti” y desde allí copia y pega en tu carta.
¡Buenas tardes! Reservé una habitación en su hotel a través de “Booking.com” (No. 000.000.000), llegada 25/05/2018, salida 10/06/2018.
Necesito obtener una confirmación de la estancia en el hotel (confirmación de alojamiento). Este documento es necesario para presentar la solicitud al consulado de Letonia para obtener una visa Schengen.
Estoy dispuesto a pagar por adelantado hasta el 100%, si es necesario, o garantizarle el pago.
Si esto es aceptable, puede simplemente guardar el importe requerido en mi tarjeta bancaria, si es adecuado como garantía de pago.
La confirmación de alojamiento debe contener al menos la siguiente información para el consulado: fechas de llegada y salida, nombres de los huéspedes, así como detalles de pago (o sobre una garantía de pago).
Por favor haga esta confirmación en inglés y en papel con membrete de su hotel, si es posible.
Información sobre invitados: Invitado número 1: Ivan Ivanov. País: Rusia, ciudad: Oremburgo. Pasaporte 00№0000000
Invitada número 2: Tatiana Ivanova. País: Rusia, ciudad: Oremburgo. Pasaporte 00№0000000
Si necesitas más detalles escríbeme y te daré toda la información necesaria.
Muchas gracias por adelantado.
Con mis mejores deseos, Ivan Ivanov.
Pues si la opción con garantía de pago no funciona (el hotel te informará de ello), pues... tendrás que pagar tu estancia. Pero al menos lo intentamos. Luego simplemente pagamos y esperamos un documento que confirme el pago.
SI EL HOTEL HA SIDO PAGADO POR ADELANTADO
Si el hotel ya ha sido pagado por usted en el momento de la reserva, entonces la situación se vuelve extremadamente simple. No necesitamos buscar opciones de pago, acordar condiciones de prepago y acciones en caso de cancelación, etc.
Solo necesitamos solicitar documentos que confirmen el pago del hotel. PERO esto no debe ser solo un recibo de pago, sino un documento completo que contenga los datos de todas las personas que realizan el viaje (lo que se mencionó anteriormente).
Pero el control en sí no es muy obligatorio. Bastará con la firma del director y el sello del hotel en su membrete.
En este caso, puede utilizar aproximadamente la siguiente opción para contactar con el hotel, que se detalla a continuación.
Hotel Optima, Cracovia, Polonia:
Hotel Aura, Praga, República Checa:
NOTA:
Estudie atentamente el documento que recibió del hotel. Consulta las fechas de estancia allí indicadas, así como los nombres y apellidos de los huéspedes (la ortografía debe coincidir con la escrita en el pasaporte) y demás datos especificados en el documento.
Si algo está escrito incorrectamente (esto sucede), escribe inmediatamente al hotel y exige que se corrija el error, lo hacen sin ningún problema.
Pago anticipado del hotel al recibir la confirmación del alojamiento.
Para recibir los documentos que confirmen su estancia en el hotel, en la mayoría de los casos deberá pagar su estancia por adelantado. En algunos casos, esto lo exige el consulado, en otros, estos son los requisitos del hotel.
Si el pago anticipado está sujeto a requisitos del consulado (como, por ejemplo, entre los polacos), debe cumplirse (de lo contrario, el consulado no aceptará estos documentos como prueba de residencia).
Si el consulado no exige un prepago obligatorio completo (100%) del hotel, entonces su tamaño depende enteramente de su acuerdo con el hotel. Desafortunadamente, los hoteles han aprendido de la amarga experiencia (cuando los turistas reservan habitaciones para obtener una visa y luego las cancelan inmediatamente).
Por ello, algunos hoteles (no todos, esto es individual) insisten en que al emitir los documentos que confirmen el alojamiento, la tarifa se cambiará a no reembolsable, y que en caso de cancelación de la reserva, se retendrá la totalidad del pago de la estancia en total o parcial (normalmente, por el importe de una noche de estancia).
El importe del prepago requerido, así como las condiciones para su devolución en caso de cancelación de la reserva, es una cuestión estrictamente individual de cada hotel.
Tenga en cuenta las condiciones de prepago y condiciones de reembolso., si cancelas tu reserva. En este punto hay que prestar atención. ANTES ejecución del pago.
En general, como se señaló anteriormente, aquí todo es estrictamente individual. Cada hotel decide por sí mismo qué condiciones establecer para usted. Si está de acuerdo con ellas (dichas condiciones) o no, es enteramente su decisión.
POR EXPERIENCIA PERSONAL:
Me pidieron que pagara la totalidad y sin posibilidad de reembolso solo una vez (la cadena de hoteles Optima, Polonia). En principio, casi todos los hoteles polacos sólo le exigirán un pago por adelantado del 100% cuando se trata de presentar los documentos para el consulado (para obtener el visado).
Pero las condiciones para un reembolso en caso de cancelación de una reserva: aquí los requisitos varían de un hotel a otro.
Considero (personalmente) que son condiciones aceptables cuando, si cancela su reserva, el hotel reclama retener el pago de una noche de estancia. Ésta es una práctica normal.
Aunque puedes encontrar mejores condiciones. Aquí los más pequeños, los llamados, estarán encantados de encontrarte a medio camino. Hoteles “familiares” (donde el propietario del hotel suele sentarse en la recepción).
En este caso, él, por supuesto, no está sujeto a ninguna instrucción interna para el personal (a diferencia del personal de los grandes hoteles) y es libre de tomar sus propias decisiones en cuanto a las opciones de pago y las condiciones de su devolución.
Sin embargo, como señalé anteriormente, la decisión sobre este tema depende de usted. No está satisfecho con las condiciones: cancele su reserva y busque otro hotel que ofrezca condiciones de cancelación más aceptables si sucede algo. Si estás 100% seguro de tu viaje, paga y ni te lo pienses.
Observo que hay “especialistas” que reservan hoteles solo para obtener una visa, y luego de recibirla cancelan inmediatamente la reserva. No hagas esto. En cualquier caso, hasta que cruces la frontera (es decir, entres en la zona Schengen). Entonces tú puedes.
Este no será un juego completamente justo, pero esas opciones existen y pueden (y a veces, es necesario) utilizarlas si es necesario. Pero con precaución.
Métodos para obtener documentos que confirmen el alojamiento en el hotel.
Se pueden obtener documentos que confirmen la residencia. cualquier de una manera conveniente para usted y el hotel. En la mayoría de los casos, será un archivo en formato de imagen o documento *.pdf, que deberás imprimir con buena calidad y adjuntar al conjunto de documentos enviados al consulado.
Pero aquí son posibles diferentes situaciones. Por ejemplo, en la cadena de hoteles Optima mencionada anteriormente, felizmente me informaron que podían enviarme el documento requerido. solo(!) por fax y nada más. (El siglo XXI está a la vuelta de la esquina...)
Además, toda mi persuasión no sirvió de nada y todavía tuve que buscar un fax para recibir este documento.
¿Necesito recibir un comprobante de residencia por fax?
Aquí haré una digresión sobre el tema de la recepción de documentos que confirmen el alojamiento en un hotel por fax.
Existe la opinión (descrita en algunos sitios web de turismo) de que los consulados supuestamente “aman” (y casi exigen) la confirmación de alojamiento de los hoteles recibida por fax, ya que en este caso es difícil falsificarlas.
Ninguno En los documentos oficiales publicados abiertamente, así como en los sitios web de los consulados (y revisé muchos de ellos), no existe tal requisito en ninguna parte (no lo he visto).
Quizás hace 10 o 15 años, cuando la tecnología de copia no estaba tan desarrollada y solo unas pocas personas (empleados del hotel) sabían cómo redactar documentos en formato *.pdf, insertando en ellos tanto el sello del hotel como la firma del gerente, entonces esto También fue relevante.
Pero ahora, cuando cualquier teléfono inteligente tiene una cámara bastante decente y es más fácil encontrar un escáner que un fax... recibir documentos por fax no tiene sentido.
Sé con certeza (por experiencia personal) que de todas las confirmaciones de alojamiento que recibí de los hoteles para obtener el visado, sólo una me fue transferida mediante un fax.
El resto me lo enviaron por correo electrónico en forma de documentos en formato *.pdf o en forma de dibujos. Y todos montaron un consulado.
¿De qué forma debo presentar los documentos de los hoteles que confirman mi estadía al consulado?
En el consulado, los documentos que confirmen su estancia deben presentarse exactamente en el mismo formato en el que los recibió en el hotel. Recibirá la mayoría de las confirmaciones en formato *.jpeg *.jpg o *.bmp, o en formato *.pdf.
Después de recibir la confirmación, imprímala en buena calidad (este es un requisito previo), en el número de copias según el número de solicitudes de visa presentadas: un participante en el viaje: un juego de documentos y adjunte estos documentos a a cada paquete de documentos.
Lo principal es que las condiciones de pago cumplan con los requisitos del consulado (si estos requisitos están publicados) y el contenido del documento cumpla con los requisitos para ello (ver arriba), es decir. para que contenga toda la información necesaria sobre el alojamiento.
Con esto termino mi nota sobre el proceso de obtención de documentos que confirmen el alojamiento en hoteles para presentarlos al consulado para la obtención de una visa Schengen.
Espero que haya cubierto completamente el tema de la recepción de documentos de hoteles. En cualquier caso, dije todo lo que sabía. Creo que la información anterior es más que suficiente para orientarte en el tema de obtener la confirmación de alojamiento por parte del hotel, desde cómo solicitarlo hasta cómo luce y qué es.
Reserva de confirmación
Confirmación de reserva- Este una reserva confirmada mediante un aviso especial enviado por el hotel al cliente. Dependiendo de la disponibilidad, el hotel realiza la reserva y envía una confirmación de la reserva que contiene información sobre el nombre del huésped, duración de la estancia, categoría de la habitación, precio y servicios adicionales que se pueden reservar con antelación (por ejemplo, coste del traslado, desayuno, etc.). . ). El texto de confirmación de la reserva deberá ser enviado al cliente en papel membretado, en el que se indique el número de confirmación del pedido, el cargo y apellidos del responsable del departamento de reservas, así como otros datos del hotel. La confirmación es necesaria para que el hotel pueda acreditar siempre que el cliente fue informado sobre las condiciones de reserva en este hotel.
Por lo general, no se reserva una habitación específica, sino que solo se reserva una categoría de habitación (por ejemplo, individual, de lujo, apartamento, etc.), pero si un huésped, especialmente entre los clientes habituales o VIP, prefiere una habitación específica, entonces su deseo, normalmente se tiene en cuenta. En este caso, si es posible, conviene proporcionar al cliente su número favorito.
Los hoteles podrán cambiar sus políticas de precios, así como el procedimiento de confirmación de reservas durante el transcurso de su operación. Las tarifas de alojamiento publicadas oficialmente están sujetas a cambios sin previo aviso al cliente, pero la tarifa de la habitación indicada en la confirmación de la reserva no está sujeta a cambios. El hotel deberá informar por escrito a los clientes sobre los cambios en las tarifas de los servicios de alojamiento prestados al menos 30 días naturales antes de la fecha de introducción.
Las condiciones de reserva varían de un hotel a otro. Para evitar malentendidos, los clientes deberán explicarlos detalladamente cuando contacten con el hotel.
Está estrictamente prohibido enviar a la empresa del cliente un formulario de confirmación de reserva que contenga resoluciones oficiales, notas, firmas de empleados del departamento de reservas o del servicio comercial.
Los clientes que deseen que la habitación esté especialmente preparada para el check-in deberán proporcionar: el método de pago, el nombre del huésped, el nombre y dirección de la persona que paga por el servicio adicional, una descripción detallada de lo que se necesita: si regalos - de qué tipo, si se necesita una postal - qué contenido, etc.
Todas las solicitudes adicionales deben realizarse en un formulario especial y deben pagarse.
El proceso de procesar una carta solicitando alojamiento y emitir una confirmación de reserva es el siguiente.
1. Al recibir una carta solicitando alojamiento, un empleado del departamento de reservas completa el formulario correspondiente. (Nueva Reseivación) o ingresa los datos más importantes de la carta: solicitud de alojamiento en el registro de reserva de habitación. A continuación, registra esta solicitud en el sistema electrónico de reservas del hotel y le asigna un número de serie. Todas las reservas deben ingresarse en el sistema informático dentro de 1 a 2 horas.
Con base en la información ingresada se genera un cronograma de ocupación hotelera a largo plazo. A la hora de registrar una solicitud de reserva se debe prestar especial atención al tipo de reserva y forma de pago. Para una reserva garantizada, la solicitud debe incluir detalles de los documentos de pago que garantizan la recepción del pago de la habitación en caso de no presentación del huésped o cancelación tardía de la reserva por parte del cliente (número de tarjeta de crédito del cliente o número de transferencia bancaria). Cuanta más información se introduzca en el sistema de reservas electrónicas, mejor y más rápido será el proceso de check in y check out de los clientes.
2. Un empleado del departamento de reservas prepara una confirmación de reserva, donde se ingresan todos los datos necesarios. Número de confirmación (Número de confirmación) será el mismo número con el que se registró la solicitud de colocación. Como regla general, los hoteles ya cuentan con formularios de confirmación de reserva. Pueden ser formularios, ya sea integrados en el sistema de reserva electrónica o impresos. La confirmación de la reserva deberá realizarse en el mismo idioma en el que se realizó la solicitud de alojamiento. Los principales idiomas utilizados en la correspondencia comercial al reservar habitaciones de hotel en Rusia son el ruso, el inglés, el alemán y, en menor medida, el francés, el español y otros idiomas. El texto de la confirmación de la reserva depende en gran medida del tipo de reserva. Para una reserva garantizada, se especifica un período de espera para el huésped, después del cual se aplican penalizaciones en caso de cancelación tardía del pedido de alojamiento o no llegada al hotel. Para reservas no garantizadas se indica la hora hasta la que el huésped puede esperar recibir la habitación que ha reservado. Como regla general, el texto de confirmación de la reserva comienza con un agradecimiento por elegir este hotel. Se pueden tomar las siguientes opciones como base para los textos de confirmación:
Los siguientes textos se pueden utilizar como base para confirmaciones sobre condiciones y procedimientos de reserva en inglés:
La primera confirmación se refiere a una reserva que aún no está garantizada. El segundo es sobre reservas garantizadas.
Además de las condiciones y procedimiento de reserva en los textos de confirmación, los huéspedes pueden ser informados sobre el procedimiento de soporte de visa, condiciones de alimentación, traslados, horario de check-in y check-out en el hotel, así como brindar respuesta a cualquier preguntas que los clientes puedan tener.
- 3. Al número de fax indicado en la carta, un empleado del departamento de reservas envía una confirmación de la reserva: una solicitud de alojamiento de una empresa, firma o particular. El empleado debe asegurarse de que el destinatario reciba la confirmación de la reserva íntegramente y sin distorsiones. En este caso, la confirmación de la recepción exitosa del mensaje será la respuesta "OK" en un formulario de informe especial. (Recibo de control de transmisión), emitido por fax. Si recibe un mensaje poco claro (texto borroso o ilegible), el fax responderá Error o Mal estado de la línea.(Las respuestas de fax varían según el modelo de máquina y pueden variar).
- 4. Todas las cartas certificadas (solicitudes de alojamiento, confirmaciones de reserva para estas solicitudes y confirmaciones positivas de recepción de fax por parte del destinatario) se clasifican por fecha de llegada y se almacenan en el departamento de reservas hasta que el huésped llega al hotel. Esto es necesario para aclarar los detalles del alojamiento a la llegada del huésped. Después de la salida de los invitados, estos
Arroz. 10.
los documentos se transfieren a los archivos del hotel. Esto es necesario en caso de que se aclare algún detalle sobre la residencia anterior del cliente.
En ocasiones hay cambios en la reserva. Los clientes no cancelan completamente el pedido, solo cambian parcialmente las condiciones. Esto se aplica, en primer lugar, a la duración de la estancia, al número de personas, a la categoría de la habitación y a los deseos especiales de los huéspedes. Dichos cambios son registrados por el personal del departamento de reservas en un formulario especial o se toman notas en el diario para registrar las solicitudes de alojamiento.
Todos los cambios en la reserva también deberán introducirse en el sistema informático.
Si es posible realizar cambios, el empleado del departamento de reservas realiza cambios en la confirmación existente, corrige los detalles individuales de la reserva y envía un fax a la dirección del cliente marcada como "reconfirmación". (reconfirmación de reserva). En la Fig. 10 muestra un texto de muestra de una reconfirmación de reserva.
El oficial de reservas debe notificar a los departamentos afectados cualquier cambio. Si la reserva no se puede cambiar debido a que el hotel está ocupado en las fechas solicitadas, entonces deberá ofrecer al cliente números y categorías de habitación alternativos, y también preguntarle si quiere estar incluido en la lista de espera. Hojas vivas
Arroz. once.
Dinamarca se controla a diario. Si hay habitaciones disponibles, el personal de reservas llamará a los clientes en la lista de espera. La prioridad la determina el director del departamento. En la Fig. 11 proporciona un formulario de muestra para cambios en una reserva.
Si la reserva es imposible por una razón u otra, el departamento de reservas envía una negativa oficial de alojamiento, que contiene una disculpa, el motivo de la negativa, informa sobre el período de mejora de la situación con las habitaciones disponibles y expresa esperanza de una mayor cooperación. El texto de tal rechazo puede verse así:
A continuación se proporcionan ejemplos de textos de rechazo para la colocación en inglés.
En la vida cotidiana de una persona moderna, a menudo, y para algunos no tan a menudo, uno tiene que realizar varios viajes de negocios. Hospédese en varios hoteles u hoteles. Y al llegar a casa, a las paredes nativas de su empresa u organización, un momento muy escrupuloso y emocionante será la confirmación del alojamiento en un hotel u hotel para devolverle el dinero que tanto le costó ganar. Para que los contables de tu “oficina” duerman tranquilos y tus nervios estén intactos, te aconsejo que te prepares bien el informe.
Para empezar, incluso antes de emprender un viaje de negocios por la ciudad, le aconsejo que adquiera un poder y una solicitud de certificado del departamento de contabilidad sobre la emisión de una factura o certificado de trabajo según el sistema tributario simplificado. Ojo, es mejor comprobarlo todo en el momento que demostrar que tienes razón más tarde.
El poder debe estar redactado a su nombre (sin errores ni errores administrativos) y debe incluir
Nombre completo de la empresa.
Domicilio legal (código postal requerido, ciudad, calle, casa).
Posada y puesto de control de la empresa.
Bueno, ahora vámonos. Al registrarse o registrarse en un hotel, se le deberá entregar un recibo o un acuerdo celebrado con usted, con los datos exactos:
Nombre del hotel;
Nombre completo del huésped, por tanto, usted;
Número de habitación o cama de la habitación (breve descripción “lujo, junior suite, económica, cama)
el costo de la habitación o cama en ella;
Naturalmente, todo está sin errores ni errores administrativos. Y cuando te vayas, no olvides conseguir:
1. Recibo de efectivo.
2. Factura, necesariamente con sello vivo del hotel.
3. Factura.
Esto siempre que te hayas alojado en un hotel que aplique IVA.
Cuando un hotel opera bajo el Sistema Tributario Simplificado (sin IVA), deberá presentar un certificado que acredite la operación bajo el sistema tributario simplificado (a solicitud del departamento de contabilidad, y si tiene un poder que trajo consigo). .
También puedes confirmar tu alojamiento en hotel.
certificado de desempeño laboral
contrato de prestación de servicios
lista de precios de servicios de hotel
Si el hotel no tiene caja registradora, en lugar de un cheque se le debe entregar un formulario de informe estricto con los detalles requeridos:
Dirección del órgano ejecutivo actual de la persona jurídica. caras,
número y serie del documento de seis dígitos,
TIN del contribuyente asignado a la organización (empresario individual) que emitió el documento.
Las empresas extranjeras emiten documentos: FACTURA o “PRO-FORMA-FACTURA”, en ruso es la misma CUENTA. Y los certificados de trabajo completado están disponibles previa solicitud (poder notarial) sin restricciones. Asegúrese de obtener esta ley, para que luego el control de divisas del banco, que exige esta ley (en referencia a la legislación monetaria), ya que la cuenta no es un documento para ellos, no se le "adjunte".
Entonces, resumamos.
Para informar sobre los fondos para viajes, el empleado debe proporcionar los siguientes documentos al departamento de contabilidad:
1. Recibo de efectivo o formulario de informe estricto.
2. Factura confirmada por el sello del hotel.
3. Factura (si se trabaja con IVA) o certificado que acredite el trabajo bajo el sistema tributario simplificado
4. certificado de obra terminada (si es un hotel extranjero) o a voluntad
5. lista de precios de servicios de hotel (opcional)
6. contrato de prestación de servicios (si es posible).
Si el departamento de contabilidad solicita información, el hotel está obligado a proporcionársela. A la gente le gusta preguntar a los contadores de diferentes maneras:
pero la mayoría de las veces es una llamada telefónica,
Para verificar la autenticidad de los documentos, el contador llama al hotel al número indicado en la factura. Y el registrador verifica la exactitud de la información y le dice dónde y cuándo dejó el empleado.
A menudo, para obtener una visa de turista, debe proporcionar a la embajadadprueba de alojamientodurante su estancia en el país al que viaja. Podría ser una carta del hotel con membrete, sellada y firmada por un empleado del departamento de reservas.
Y como muchos turistas no hablan idiomas extranjeros, puedes utilizar ejemplos de letras en inglés. Tenga en cuenta que indica su nombre y apellido como en su pasaporte en letras latinas. Escriba las fechas completas, por ejemplo, 12 de mayo de 2016.
OPCIÓN DE CARTA No. 1
Estimado Señor / Señora,
He reservado una habitación en su hotel a través de booking.com para ______ (escriba su nombre y apellido) y ______ (escriba su segundo nombre y apellido) desde _______ (fecha de llegada) hasta ______ (fecha de salida). ¿Podría enviarme una confirmación de mi reserva con sello y firma por fax _______ (escriba su número de fax)? Tengo que presentar esta confirmación al Departamento Consular. del _______ (indicar el país de la embajada que expide las visas) Embajada en _______ (indicar la ciudad y país donde se encuentra la embajada) para la obtención de las visas de ingreso.
Por favor indique 2 ambos nombres en esta confirmación de reserva:
_____________ (escribe el nombre y apellido de dos personas).
Atentamente
Tu nombre y apellido
OPCIÓN DE CARTA No. 2
A continuación se muestra un modelo de carta solicitando la confirmación de una reserva realizada a través de Booking.com:
Querido señor, señora,
He hecho una reserva en su hotel a través del sitio www.booking .com:
Nombre del huésped: _____(escribe tu nombre)
Tipo de habitación: _____(escriba su tipo de habitación, por ejemplo: Apartamento de dos habitaciones – para 2 personas (Preferencia no fumadores))
Llegada: _____ (fecha de llegada)
Salida: _____ (fecha de salida)
Precio total: ____ – € (importe)
¿Podría enviarme la confirmación de mi reserva (con su sello y firma) por fax ______ (escriba su número de fax) y/o (y/o) correo electrónico _______ (escriba su dirección de correo electrónico)? Tengo que presentar esta confirmación al Departamento Consular. del _______ (indique el nombre del país a cuya embajada llevará el documento) Embajada en Moscú, Federación Rusa para poder obtener las visas.
Si necesita que se le entreguen visas a usted y a otra persona además de usted que vivirá con usted en esta habitación (esposo/esposa, hijo, madre del padre, etc.) escriba:
Por favor indica nombres en esta confirmación de reserva:
_______ (escriba nombre y apellido, números de pasaporte)
Si quieres que solo aparezca tu nombre escribe:
Por favor indique mis nombres en esta confirmación de reserva:
_______(escriba su nombre, número de pasaporte)
Por favor envíe la confirmación de la reserva al número de fax: ______ (su número de fax) y a mi correo electrónico: ______ (su correo electrónico)
Gracias por tu cooperación.
Atentamente,
Tu nombre y apellido
OPCIÓN DE CARTA #3:
Reservé una habitación en tu hotel ______ (escriba el nombre del hotel) ( //www.booking.com/ número de reserva 701.723.011 pin 0842).
Me gustaría recibir la confirmación de la reserva por correo electrónico ________ (escriba su dirección de correo electrónico). Lo necesito para la embajada. Debe ser una copia escaneada de la confirmación de la reserva enviada por correo electrónico.
El acuse de recibo deberá incluir los datos de la reserva, fecha de estancia, nombre, apellidos y pasaporte de los huéspedes, firma del empleado de la reserva del hotel y sello.
Los invitados:
________ (escriba nombre y apellido, números de pasaporte)
El reconocimiento deberá incluir la forma de pago del alojamiento.
¡Muchas gracias!
Tu nombre y apellido
Si indica un número de fax, no olvide escribir el código de país y ciudad.
